การพัฒนาทักษะการเขียนหนังสือราชการ – องค์ความรู้ ศพช.นครนายก

Posted By ศูนย์ศึกษาและพัฒนาชุมชนนครนายก กรมการพัฒนาชุมชน กระทรวงมหาดไทย

  1. ชื่อองค์ความรู้ : การพัฒนาทักษะการเขียนหนังสือราชการ
  2. ชื่อเจ้าของความรู้ : นางวีณา ประดาสุข  ตำแหน่งเจ้าพนักงานธุรการชำนาญงาน
  3. หมวดองค์ความรู้ที่บ่งชี้ : หมวดที่ 8 เทคนิคการเสริมสร้างองค์กรให้มีสมรรถนะ

๔. ที่มาและความสำคัญในการจัดทำองค์ความรู้

          การเขียนหนังสือที่ดีต้องเขียนให้ผู้ที่ไม่เคยทราบเรื่องนี้มาก่อน อ่านแล้วเข้าใจภายในครั้งเดียว ควรเขียนเฉพาะประเด็นที่สำคัญ ไม่ควรเกิน 3 หน้ากระดาษ แต่หากมีรายละเอียดมาก ควรใส่ไว้ในเอกสาร แนบ สำหรับเรื่องระเบียบในการเขียนหนังสือนั้น จะใช้ระเบียบของสำนัก นายกรัฐมนตรี และขอให้มีศิลป์/ทักษะในการเขียน หนังสือสามารถทำให้ผู้อ่านอ่านแล้วเข้าใจได้อย่างง่ายว่า หนังสือเรื่องนั้นๆมีจุดประสงค์เพื่ออะไร ต้องการให้ ผู้อ่านทำอย่างไรต่อไป โดยมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่สำคัญให้แก่ผู้อ่าน เช่น ในข้อพิจารณา ต้องอธิบาย เหตุผลว่าทำไมจึงควรช่วย ทำไมไม่ควรช่วย และถ้าช่วยสามารถช่วยได้แค่ไหน ในข้อเสนอ คือ ข้อสรุปจาก ข้อพิจารณาว่าผู้มีอำนาจควรสั่งการว่าอย่างไร ให้ใครทำอะไรบ้างต้องเขียนให้ชัดเจน

๕. ปัญหาที่พบและแนวทางการแก้ไขปัญหา

ปัญหาในการเขียนบันทึกที่ผู้เขียนทั่วไปประสบก็คือ การสื่อสารที่ไม่เข้าใจประเด็นของเรื่อง ไม่ทราบ ความต้องการ ขาดข้อมูลประกอบการพิจารณา การล่าดับความคิดเรื่องราว สับสน วกวน ยืดยาวเยิ่นเย้อ ส่งผลให้ การปฏิบัติงานผิดพลาด ล่าช้า ขาดประสิทธิภาพ จึงรวมรวมทักษะการเขียนหนังสือราชการเบื้องต้นมาสำหรับให้ผู้ที่สนใจศึกษาสามารถเข้าใจได้ง่าย และนำไปใช้ได้จริงในการทำงาน

๖. ประโยชน์ขององค์ความรู้

6.1 สื่อความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น เข้าใจตรงกัน

6.2 สร้างความสัมพันธ์ สร้างความเข้าใจที่ดีต่อกัน

6.3 ประหยัดเวลาในการตีความหรือตรวจสอบข้อมูล

6.4 ง่ายแก่การปฏิบัติ ผู้รับสามารถปฏิบัติในแนวทางเดียวกันได้

6.5 เป็นภาพลักษณ์ที่ดีของหน่วยงานเป็นตัวอย่างต่อไป

๗. เทคนิคในการปฏิบัติงาน

หลักการเขียนหนังสือที่ดี

  1. ความถูกต้อง- ถูกต้องในรูปแบบ- ถูกต้องในเนื้อหา / ต้องมีข้อมูลเพียงพอ- ถูกต้องในหลักภาษา / ไม่ใช้ภาษาพูด / ใช้เฉพาะราชการ
  2. ความชัดเจน อ่านแล้วเข้าใจง่าย / ไม่มีข้อสงสัย /วัตถุประสงค์ที่มีหนังสือไป / มีหลายย่อหน้าเพื่อสวยน่าอ่าน
  3. ความรัดกุม ข้อเท็จจริงและข้อมูลถูกอ้างอิง กฎระเบียบถูกต้อง ไม่ใช่น่าจะเป็นหรืออาจจะเป็น (ไม่ต้องเดา)
  4. สั้นกระทัดรัด ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือยวกวน ซ้ำซาก ใช้คำซ้ำในที่ใกล้กันข้อความ กระชับ
  5. สามารถโน้มนำ หรือชักจูงให้ได้ตามวัตถุประสงค์โดยเฉพาะการขอความร่วมมือ /ขอความอนุเคราะห์ /ขอความช่วยเหลือจากหน่วยงานอื่น / ใช้ภาษาดีสุภาพและจริงใจ จริงใจ คือ เขียนจากความรู้สึกอย่างแท้จริงไม่ยกยอปอปั้น จนคนอ่านรู้สึกได้ หนังสือใดก็ตาม ถ้าเขียนด้วยความจริงใจแล้วภาษานั้นย่อมงดงามเสมอ

 

คำขึ้นต้น

นมัสการ / กราบเรียน  14 ตำแหน่ง คือ ประธานองคมนตรี / นายก /ประธานรัฐสภา / ประธานสภาผู้แทน /ประธานวุฒิสภา / ประธานศาลฎีกา /รัฐบุรุษ / ประธานศาลรัฐธรรมนูญ /ประธานศาลปกครองสูงสุด / ประธานกรรมการเลือกตั้ง / ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชน / ประธานปปช. /ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดินผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา

ใช้ นาย / นาง / นางสาว   ไม่ใช้คุณ

การเขียนเรื่อง

  1. เรื่องที่เขียนขึ้นต้นด้วยคำกริยา เช่น ส่ง / ขอให้ / แจ้ง / ขออนุมัติ / ขอเชิญชี้แจง / ขอหารือ / ตอบข้อหารือ ฯลฯ
  2. เรื่องที่ขึ้นด้วยคำนาม

เรื่องที่กว้างหรือมีหลายประเด็น เช่น การปรับอัตราเงินเดือน โครงการปลูกป่า…

เรื่องที่ต่อเนื่อง ปกติให้ใช้เรื่องเดิม หรือเติมคำว่าการ ลงไปข้างหน้าหรือตัดคำว่า ขอออก

เรื่องที่ไม่พึงประสงค์ เช่น ตำหนิ / ปฏิเสธ / ทวงหนี้ ใช้กว้างๆ เช่น การจ่ายโบนัสแก่ข้าราชการ / การชำระหนี้เงินกู้ / การแต่งกายของสตรี

ลักษณะเรื่องที่ดี

  1. เป็นวลีหรือประโยคสั้นๆ เครื่องคอมพิวเตอร์ – ขออนุมัติซื้อ…
  2. ใช้ภาษาง่ายชัดเจน เช่น ขออนุมัติ….
  3. ตรงประเด็นที่ตรงกับส่วนสรุป / เนื้อเรื่อง เช่น เรื่องขออนุญาต…เรื่องสรุปก็ต้องโปรดอนุญาต
  4. ไม่ซ้ำกับเรื่องอื่น เช่น ไม่ใช่ ขอเชิญประชุม เพราะไม่รู้ประชุมอะไร
  5. สุภาพ / เหมาะสม / รักษาน้ำใจผู้รับ

เช่น การทวงหนี้ – ขอความร่วมมือในการชำระหนี้

ไม่อนุมัติการจ้าง – ขอให้ทบทวนการขออนุมัติการจ้าง

การเขียนเนื้อหา

1. ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย / เนื่องจาก”/ เนื่องด้วย”

2. ขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม / ตามที่ / อนุสนธิ”ขึ้น…..แล้วลงด้วย นั้น ถ้าเป็นหนังสือภายใน อ้างถึง จะอยู่ในเนื้อความส่วนแรก ส่วนสุดท้าย จะต้องตรงกับเรื่อง เช่น

ขออนุญาต หรืออนุมัติ     จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วยจะขอบคุณยิ่ง

เชิญเป็นวิทยากร จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณารับเชิญด้วยจะขอบคุณยิ่ง

ขอความอนุเคราะห์        จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความอนุเคราะห์ด้วยจะขอบคุณยิ่ง

ยืนยันให้ดำเนินการ       จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไปจะขอบคุณยิ่งจึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติต่อไป

การใช้ภาษาในการเขียน

  1.  ต้องสะกดคำให้ถูกต้อง ใช้พจนานุกรม / พจนานุกรมในคอมฯ
  2.  การใช้คำเชื่อม เช่น ที่ / ซึ่ง / อัน / แต่ / หรือ / เพราะ /ฉะนั้น จึง ไม่ใช้มากเกินไป หรือซ้ำๆ ในที่ใกล้ๆ กัน
  3.  การใช้คำสรรพนาม ไม่ใช้ข้าพเจ้า/ใช้หน่วยงานไม่ใช้บุคคล เช่น มหาวิทยาลัย / กระทรวง /ไม่ใช้ท่านหรือหน่วยงานของท่าน
  4.  การใช้คำบุพบท เช่น แก่ แด่ เช่น ส่งเอกสารให้กับมหาวิทยาลัยควรใช้ให้แก่มหาวิทยาลัย /ถวายแด่ / อุทิศแด่ เช่น ใช้ยกตัวอย่างคำต่างๆ ที่มีความสำคัญใกล้เคียงกัน ลงท้าย ฯลฯ

ได้แก่    ต้องยกทั้งหมด

อาทิ     ยกมาเฉพาะที่สำคัญ หรือลำดับต้นๆ ไม่ต้องใช้ ฯลฯ เพราะที่สำคัญมีเพียงเท่านั้น

จะ       ใช้ทั่วไป

จัก      (ต้อง) มักใช้ในคำสั่ง / คำกำชับ

ใคร่      (อยาก / ต้องการ) เช่น ใคร่ขอเชิญท่านไปบรรยาย… ซึ่งไม่แน่ว่าจะเชิญหรือไม่

ตัดออกก็ได้ คำว่าไป – มา เป็นสำคัญ เช่น จึงขอเชิญท่านไปเป็นผู้บรรยายวิชา… / (ผู้รับหนังสือจะคิดว่าตนเองจะต้องเดินทางไปบรรยาย) หรือ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลกรุงเทพ ขอส่งอาจารย์สมชาย รักงานมาร่วมประชุม (คือผู้รับหนังสือซึ่งเป็นผู้จัดประชุมจะคิดว่าจะต้องมีผู้มาร่วมประชุม) การใช้ไปยาลน้อย (ฯ) ใช้กับสิ่งเดียวกันที่เขียนไม่จบ เช่น พระนาม นามสกุล ชื่อเฉพาะของหน่วยงานที่ยาวๆ อิศรางกูรฯ / สมเด็จพระเทพรัตน์ ฯ

กระทรวงการคลัง =กระทรวง + การคลัง (เมื่อกล่าวชื่อเต็มไปแล้ว ครั้งต่อไปใช้คำนามแรกแทนชื่อเต็มได้

  1.  ใช้ประโยคสั้นคำเชื่อมจะมาก ใช้ประโยคยาวดีกว่า

ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือยซ้ำซากทำได้ไหม – ขอหารือว่าสมควรปฏิบัติประการใด

  1.  การเว้นวรรค วรรคเล็กใช้ 2 เคาะ / วรรคใหญ่ใช้ 3 – 4 เคาะ
  2.  การตัดคำ เมื่อสิ้นสุดบรรทัด ต้องใช่ – (ยัติภังค์) ตัดแล้วความหมายเปลี่ยนก็ไม่ควรตัด

เช่น แม่ – น้ำ / ราช – การ (คำที่ออกเสียงเชื่อมกันจะตัดคำไม่ได้) กระ – ทรวง / บัญ – ชี ใช้กั้นหน้ากั้นหลัง ไม่จำเป็นเหลือ 1 นิ้ว หรือ2 นิ้ว ก็ได้

ผู้ใด     ใคร      ที่ใด     ที่ไหน

แบบใด  แบบไหน         สิ่งใด, อันใด

อะไร

ได้หรือไม่         ได้ไหม   เช่นใด/ประการใด         อย่างไร

เพราะอะไร       ทำไม    ขณะนี้   เดี๋ยวนี้

ต้องการ ประสงค์ ช่วย     อนุเคราะห์

ในการนี้ ในเรื่องนี้          มิได้ / หามิได้    ไม่ได้

มิชอบ   ไม่ดี     เช่นเดียวกัน      เหมือนกัน

ยังไม่ได้ดำเนินการแต่อย่างใดยังไม่ได้ทำเลย ยังไม่ได้ทำเลย    แล้วเสร็จ / เรียบร้อยแล้ว เสร็จแล้ว

อนุเคราะห์       เอื้อเฟื้อ / ช่วยเหลือ / ขอร้องขอความร่วมมือ

อนุญาต ยินยอม / ยอมให้ตกลง ใช้ในกรณีที่กฎ / ข้อบังคับชัดเจนอยู่แล้ว

เช่นอนุญาตการลา / มารยาท

อนุมัติ   เห็นชอบตามระเบียบที่กำหนดไว้ ใช้ในกรณีที่ขอความเห็นชอบในเรื่องใหม่ หรือเรื่องที่สงสัยไม่แน่ใจว่าจะปฏิบัติถูกต้องหรือไม่เช่น ขออนุมัติการใช้เงินงบประมาณ ฯลฯ

ได้รับเชิญ         ถูกเชิญ

ส่วนลงท้ายหนังสือ

เรื่อง     คำลงท้าย

1. ขออนุญาต/ขออนุมัติ -- จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา- จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วย จะขอบคุณยิ่ง

2. ขอความร่วมมือ/ขอความอนุเคราะห์ -- จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความอนุเคราะห์มหาวิทยาลัยหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับความอนุเคราะห์           จากท่านด้วยดีจึงขอขอบคุณมา ณ ที่นี้ด้วย

3. ซักซ้อมความเข้าใจ/ยืนยัน/ให้ดำเนินการ -- จึงเรียนยืนยันมาเพื่อโปรดเข้าใจให้ตรงกัน

จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและถือปฏิบัติต่อไป --  จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไปจะขอบคุณยิ่ง

4. ส่งข้อมูล -- จึงเรียนมาเพื่อทราบ

ติดตามความเคลื่อนไหว ร่วมทั้งแสดงความคิดเห็น ติชมแนะนำเพิ่มเติมได้ที่...
เว็บไซต์ : http://training-nakhonnayok.cdd.go.th
เฟสบุ๊ค : www.facebook.com/cddnakhonnayok
เฟสบุ๊คแฟนเพจ : www.facebook.com/CDLC.Nakhonnayok
ยูทูป : https://www.youtube.com/user/CDLCNY
"ยิ้มแย้มแจ่มใส เต็มใจให้บริการ ด้วยผลงานคุณภาพ"

(Visited 1 times, 1 visits today)